Автоматизация бизнеса

Что должна обеспечивать автоматизация?

1. Уменьшение объемов работы.

Хотите больше времени посвящать семье, или решили попутешествовать, но все время приходится работать? Автоматизируйте большинство операций и делайте, что хочется.

2. Уменьшение количества ошибок.

Один человек физически не способен выполнить все, да еще и качественно — спешка, форс-мажор, большое количество задач. Следует автоматизировать большую часть механизмов, чтобы контролировать их из одного места.

Также один человек не может быть компетентен во всех направлениях. К примеру, вы не знаете, как продвинуть свой бизнес в соцсетях, и у вас не хватает времени изучить это из-за множества текущих задач. Но есть специалисты, профессионально занимающиеся данными вопросами. Автоматизируйте эту область – поручите эту задачу профессионалу.

3. Развитие компании.

У вас есть один филиал, и вы хотите масштабировать свою компанию, например заняться региональным развитием. Но для этого вам нужно, чтобы филиал, в котором вы были операционным управляющим, работал так же, но без вас.

Автоматизируйте этот процесс – создайте подробное описание всех процессов работы филиала и наймите человека, который будет следить за ходом его работы.

Автоматизация позволит вам посвятить свое свободное время развитию проекта, а также отдыху и увлечениям.

Автоматизация бывает двух видов.

Человеческая – когда люди делают за вас. Тот персонал, который вы собрали, обучили, мотивировали, которому поставили цели, задачи, планы.

Техническая – когда человеческий фактор из процесса исключаются. В интернет-маркетинге это серии писем, напоминания, уведомления и прочее. Стоит 1 раз настроить систему, и далее она работает автономно.

Стадии автоматизации

Первый стадия – подготовка

Полностью автоматизировать какой-либо проект в сети, а тем более коммерческий невозможно. Но можно добиться того, чтобы ваше участие было минимальным или, к примеру, в определенное время дня.

Поэтому на стадии подготовки вам необходимо установить, какие проблемы в вашем проекте могут возникнуть, если вас нет. К примеру, вы ушли в отпуск на месяц, а в офисе пропал доступ к интернету, так как некому внести ежемесячную оплату.

Чем больше операций автоматизировать, тем меньше придется работать, тем серьезней можно заняться развитием проекта, тем больше составит прибыль.

Потренируйтесь. Составьте список из 10 проблем, которые могут возникнуть в ваше отсутствие. Например:

  • бизнес остановился, потому что подрядчик уехал на соревнования по бегу на марафонские дистанции;

  • некому будет пополнить счет на корпоративных телефонах;

  • некому заплатить за интернет;

  • некому поддерживать порядок в офисе и выносить мусор;

  • некому контролировать продажи;

  • некому закрыть офис в конце рабочего дня;

  • некому закупить канцелярские принадлежности, бумагу для принтера, кофе, сахар, туалетную бумагу;

  • некому подписывать договоры и осуществлять профессиональное общение с клиентами;

  • некому продавать базы клиентов на сторону и т. д.

Вторая стадия автоматизации – дисциплина

Во-первых, вы должны установить режим дискретности – приучить ваш персонал, что вы, как зуммер телефона, то есть, то нет. Причем в ваше отсутствие все должно работать так же, как при вас. Ваш персонал должен привыкнуть к тому, что вас может не быть на месте в самый неподходящий момент.

Дискретность не должна быть системной. То есть ваш персонал не должен знать, что шефа по понедельникам не бывает, а во вторник шеф приходит к 11:00.

Во-вторых, вы должны приучить персонал принимать решения самостоятельно. Это один из главных навыков любого менеджера.

Очень часто менеджер, несмотря на то, что он может решить задачу самостоятельно, перекладывает ответственность на руководителя. Зачастую в этом виноваты сами руководители, потому что создают такие условия, что менеджер не имеет права принять решение самостоятельно.

Как же научить персонал самостоятельно принимать решения?

  1. Выявляете людей, способных самостоятельно принимать решения.

  2. Выявляете людей, неспособных самостоятельно принимать решения.

  3. Выявляете людей, у которых есть способность управлять людьми, то есть потенциальных координаторов.

  4. На основании своих исследований прописываете иерархию и создаете структуру.

  5. И после этого составляете регламенты, чек-листы, нормы и служебные обязанности для каждого сотрудника или для каждого элемента структуры.

Во всех крупных компаниях есть должностные инструкции, для того чтобы персонал четко знал, в чем его задача.

Чем подробнее вы пропишете должностные инструкции, тем меньше проблем у вас будет возникать. В связи с этим регламентах, чек-листах, должностных инструкциях вашего бизнеса должны быть ответы на множество вопросов, возникающих у персонала в во время работы, или алгоритм действия.

Третья стадия автоматизации – тест-драйв

Для того чтобы понять, насколько эффективно вы автоматизировали ваш бизнес, нужно провести тестирование. Проверить, исправно ли будет функционировать бизнес, когда вас нет.

Во-первых, вас не должно быть на рабочем месте вообще или хотя бы большую часть времени.

Во-вторых, вы должны понимать, что делает ваш персонал без вас.

В-третьих, воспользуйтесь списком проблем, который вы составили на стадии подготовки к автоматизации.

В-четвертых, проверяйте, как персонал самостоятельно принимает решения.

Следующая стадия автоматизации – отчетность

Это тот элемент контроля, за счет которого владелец бизнеса понимает, способны ли персонал автономно работать и самостоятельно принимать решения. Ежедневные отчеты сотрудников должны включать их цели и планы, текущие задачи, информацию о проделанной работе.

Вооружившись этими знаниями и внедрив их в свой бизнес, вы сможете уделять ему минимум времени. Бизнес будет работать и приносить прибыль.